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PERSONAL INFORMATION PRIVACY COMMITMENT STATEMENT
To safeguard the personal information entrusted to Andrew Wommack Ministries Canada ("AWMC"), its affiliates, and its subsidiaries, and to comply with the Personal Information Protection and Electronic Documents Act ("PIPEDA") and any other applicable legislation, AWMC is committed to the following principles:
- Accountability
- Identifying Purposes
- Consent
- Limiting Collection
- Limiting Use, Disclosure, and Retention
- Accuracy
- Safeguards
- Openness
- Individual Access
- Challenging Compliance
These principles will be enacted in accordance with the "AWMC Policy To Protect Personal Information" (the "Privacy Policy").
AWMC, its directors, officers, employees, and volunteers are required to comply with the principles and the Privacy Policy and will be given restricted access to personal information solely to perform the services provided by AWMC.
Other persons or organizations who act for, or on behalf of, AWMC are also required to comply with the principles and the Provacy Policy and will be given limited access to personal information solely to perform the services provided for AWMC.
Any inquiry, request, or concern related to privacy matters should be made in writing to AWMC at:
Andrew Wommack Ministries Canada
Personal Information Compliance Officer
300 Steeprock Drive,
Toronto, ON M3J 2X1
info@awmc.ca
A printed copy of the Privacy Policy may be requested by mail or e-mail at the above address.
AWMC reserves the right to amend the Privacy Policy at any time and without notice.
AWMC POLICY TO PROTECT PERSONAL INFORMATION
1. Accountability
1.1 The Administrator of Andrew Wommack Ministries Canada ("AWMC") is hereby appointed as the Personal Information Compliance Officer (the "Officer").
1.2 All persons, whether employees, volunteers, or board or committee members who collect, process, or use personal information shall be accountable for such information to the Officer.
1.3 The AWMC Policy To Protect Personal Information (the "Privacy Policy") shall be made available via AWMC's website (www.awmc.ca) or a paper copy provided upon written request.
1.4 Any personal information transferred to a third party for processing is subject to this Policy. The Officer shall use contractual or other appropriate means to protect personal information at a level comparable to this Policy while a third party is processing this information.
1.5 Personal information to be collected, retained, or used by AWMC and its affiliates shall be done so only after the Officer gives written approval. This information shall be secured according to the Officer's instructions.
1.6 Any person who believes AWMC uses personal information collected, retained, or used for purposes other than those that person explicitly approved may contact the Officer to register a complaint or to make any related inquiry.
1.7 Upon receiving a complaint from any person regarding the collection, retention, or use of personal information, the Officer shall promptly investigate the complaint and notify the person who complained about his/her findings and corrective action taken, if any.
1.8 Upon receiving the response from the Officer, the person who filed the complaint may, if he/she is not satisfied, appeal to the AWMC's Board of Directors to review and determine the disposition of the complaint at issue.
1.9 The determination of the Board of Directors shall be final and the Officer shall abide by and implement any of its recommendations.
1.10 The Officer shall communicate and explain this Policy and give training regarding it to all employees and volunteers who might be in a position to collect, retain, or use personal information.
1.11 The Officer shall prepare and disseminate information to the public that explains AWMC's protection of personal information policies and procedures.
2. Identifying Purposes
2.1 The Officer shall document the purpose for which personal information is collected to comply with the openness an individual access principles outlined below.
2.2 The Officer shall determine the information that will be needed to fulfill the purposes for which the information is to be collected to comply with the limited collection principle below.
2.3 The Officer shall ensure that a person collecting personal information will be able to explain to the individual why this is being done.
2.4 The Officer shall ensure that limited collection, limited use, disclosure, and retention principles are respected in identifying why personal information is to be collected.
3. Consent
3.1 The Officer shall ensure that the individual from whom personal information is collected consents to this and to it being used and disclosed.
3.2 The Officer shall ensure that the individual can reasonably understand why and how the information will be used when the consent is given.
3.3 The Officer shall ensure that express consent is obtained wherever possible and appropriate. In rare circumstances where, in the Officer's opinion (having regard to the information's sensitivity and the Privacy Policy's purpose and intent), implied consent might be acceptable.
3.4 In obtaining consent, the Officer shall ensure that the individual's reasonable expectations are respected.
3.5 The Officer shall ensure that the express consent obtained from an individual is clear and in an appropriately verifiable form.
3.6 The Officer shall ensure that the individual may withdraw consent at any time, subject to legal or contractual restrictions and reasonable notice. The individual shall promptly be informed of the withdrawal's implications.
4. Limiting Collection
4.1 The Officer shall ensure that personal information will not be collected indiscriminately. Both the amount and type of information collected shall be limited to that which is necessary to fulfill the purposes identified. The Officer shall specify the type of information to be collected, according to the openness principle.
4.2 The Officer shall ensure that information is collected only by fair and lawful means without misleading or deceiving individuals as to the reason.
4.3 The Officer shall ensure that the identifying purposes and consent principles are followed in identifying why personal information is to be collected.
5. Limiting Use, Disclosure, and Retention
5.1 The Officer shall ensure that personal information shall not be used or disclosed for purposes other than those for which it was collected, except with the consent of the individual or as required by law, and any use of personal information shall be properly documented.
5.2 The Officer shall ensure that all personal information is destroyed, erased, or made anonymous as soon as the purpose for which it was collected is no longer relevant, or as permitted by law. There shall be an automatic review of the need to continue retaining personal information annually. Except as required to be retained by law, all personal information shall be deleted, erased, or made anonymous no later than seven years after the purpose for which it was collected has been completed.
5.3 The Officer shall ensure that all use, disclosure, and retention decisions are made in light of the consent principle, the identifying purposes principle, and the individual access principle.
6. Accuracy
6.1 The Officer shall reasonably ensure that the personal information is accurate, complete, and up to date, taking into account the individual's interests. The Officer shall ensure that the information is sufficiently accurate, complete, and up to date to minimize the possibility that inappropriate information might be used to make a decision about an individual.
6.2 The Officer shall ensure that AWMC does not routinely update personal information, unless it is necessary to fulfill the purposes for which the information was collected.
7. Safeguards
7.1 The Officer shall ensure that AWMC has security safeguards to protect personal information against loss or theft, as well as unauthorized access, disclosure, copying, use, or modification. The Officer shall do this regardless of the format in which AWMC holds the information.
7.2 Depending on the information's sensitivity, the Officer may permit reasonable discretion regarding the information that has been collected: the amount, distribution, format, and the method of storage. A higher level of protection shall safeguard more sensitive information according to the consent principle's considerations.
7.3 The Officer shall ensure that the protection methods include
a) physical measures, for example, locked filing cabinets and restricted access to offices;
b) organizational measures, for example, security clearance and limiting access on a "need-to-know" basis; and
c) technological measures, for example, the use of passwords and encryption.
7.4 The Officer shall ensure that all employees and volunteers know the importance of keeping personal information confidential.
7.5 The Officer shall ensure that care is taken when personal information is disposed of or destroyed to prevent unauthorized parties from gaining access to it.
8. Openness
8.1 The Officer shall ensure that AWMC is open about its policies and practices regarding the management of personal information. The policies and information about the related practices shall be available without unreasonable effort in a format generally understandable.
9. Individual Access
9.1 The Officer shall ensure that, upon written request, AWMC shall inform an individual whether AWMC holds personal information about him/her. If possible, the information's source shall also be given. AWMC shall allow the individual access to this information. AWMC shall account for the use that has been made or is being made of this information and give an account as to the third parties to whom it has been disclosed. (Note: If the Officer believes for valid reasons that access to personal information should be denied, the Officer shall consult legal counsel before making such a decision.)
9.2 A person requesting his/her personal information may be required by the Officer to give sufficient information to permit AWMC to provide an account of the existence, use, and disclosure of personal information. Information shall be used only for the purpose for which it was obtained.
9.3 If AWMC has supplied personal information about an individual to third parties, the Officer shall ensure that an attempt is made to be as specific as possible. When it is impossible to give a list of the organizations to which AWMC has actually disclosed information about an individual, AWMC shall provide a list of organizations to which it might have disclosed information about the individual.
9.4 The Officer shall ensure that AWMC responds to an individual's request within a reasonable time and at minimal or no cost to the individual. The requested information shall be made available in a generally understandable form. For example, AWMC shall explain abbreviations or codes it uses to record information.
9.5 The Officer shall ensure that when an individual successfully demonstrates the inaccuracy or incompleteness of personal information, AWMC shall amend the information as required. Depending on the information challenged, amendment involves the correction, deletion, or addition of information. When appropriate, the amended information shall be transmitted to third parties having access to the information in question.
9.6 The Officer shall ensure that when a challenge is not resolved to the individual's satisfaction, AWMC shall record the unresolved challenge's substance. When appropriate, the unresolved challenge's existence shall be transmitted to third parties having access to the information in question.
10. Challenging Compliance
10.1 The Officer is authorized to address a challenge concerning compliance with the above principles.
10.2 The Officer shall develop procedures to receive and respond to complaints or inquiries about the policies and practices regarding the handling of personal information. The compliance procedures shall be easily accessible and simple to use.
10.3 The Officer shall inform individuals inquiring about lodging complaints that relevant complaint procedures exist.
10.4 The Officer shall investigate all complaints. If a complaint is found to be justified, the Officer shall take appropriate measures, including, if necessary, amending the Policies and general policies and practices pertaining to personal information entrusted to AWMC.
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DÉCLARATION D'ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ DES INFORMATIONS PERSONNELLES
Pour protéger les renseignements personnels confiés à Andrew Wommack Ministries Canada («AWMC»), ses affiliés et ses filiales, et pour se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques («LPRPDE») et à toute autre législation applicable, AWMC s'engage aux principes suivants:
- Responsabilité
- Identifier les objectifs
- Consentement
- Limiter la collecte
- Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation
- Précision
- Sauvegardes
- Ouverture
- Accès individuel
- Contestation de la conformité
Ces principes seront adoptés conformément à la « Politique AWMC Pour protéger les renseignements personnels » (la « Politique de confidentialité »).
AWMC, ses administrateurs, dirigeants, employés et bénévoles sont tenus de se conformer aux principes et à la politique de confidentialité et auront un accès restreint aux informations personnelles uniquement pour exécuter les services fournis par AWMC.
Les autres personnes ou organisations qui agissent pour ou au nom d'AWMC sont également tenues de se conformer aux principes et à la politique de Provacy et auront un accès limité aux informations personnelles uniquement pour exécuter les services fournis pour AWMC.
Toute demande, demande ou préoccupation relative à des questions de confidentialité doit être adressée par écrit à AWMC à l'adresse suivante:
Andrew Wommack Ministries Canada
Responsable de la conformité aux renseignements personnels
300 Steeprock Drive,
Toronto, ON M3J 2X1
info@awmc.ca
Une copie imprimée de la politique de confidentialité peut être demandée par courrier ou par e-mail à l'adresse ci-dessus.
AWMC se réserve le droit de modifier la politique de confidentialité à tout moment et sans préavis.
POLITIQUE DE L'AWMC POUR PROTÉGER LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
1. Responsabilité
1.1 L'administrateur d'Andrew Wommack Ministries Canada («AWMC») est nommé par les présentes en tant que responsable de la conformité des renseignements personnels (le «dirigeant»).
1.2 Toutes les personnes, qu'il s'agisse d'employés, de bénévoles ou de membres du conseil ou d'un comité, qui recueillent, traitent ou utilisent des renseignements personnels doivent être responsables de ces renseignements devant le dirigeant.
1.3 La politique AWMC Pour protéger les renseignements personnels (la « politique de confidentialité ») est mis à disposition sur le site Web de CAFM (de www.awmc.ca) ou un papier copie fournie sur demande écrite.
1.4 Toute information personnelle transférée à un tiers pour traitement est soumise à la présente politique. L'agent doit utiliser des moyens contractuels ou autres moyens appropriés pour protéger les informations personnelles à un niveau comparable à la présente politique pendant qu'un tiers traite ces informations.
1.5 Les informations personnelles devant être collectées, conservées ou utilisées par AWMC et ses sociétés affiliées ne le seront qu'après approbation écrite du responsable. Ces informations doivent être sécurisées conformément aux instructions de l'agent.
1.6 Toute personne qui pense qu'AWMC utilise les informations personnelles collectées, conservées ou utilisées à des fins autres que celles que cette personne a explicitement approuvées peut contacter le responsable pour enregistrer une plainte ou pour faire toute enquête connexe.
1.7 À la réception d'une plainte de toute personne concernant la collecte, la conservation ou l'utilisation de renseignements personnels, l'agent enquêtera rapidement sur la plainte et informera la personne qui s'est plainte de ses conclusions et des mesures correctives prises, le cas échéant.
1.8 Sur réception de la réponse de l'agent, la personne qui a déposé la plainte peut, si elle n'est pas satisfaite, faire appel au conseil d'administration de l'AWMC pour examiner et déterminer le règlement de la plainte en question.
1.9 La décision du conseil d'administration est définitive et le dirigeant doit respecter et mettre en œuvre l'une de ses recommandations.
1.10 L' agent doit communiquer et expliquer cette politique et donner une formation à ce sujet à tous les employés et bénévoles qui pourraient être en mesure de collecter, conserver ou utiliser des renseignements personnels.
1.11 L' agent doit préparer et diffuser des informations au public expliquant les politiques et procédures d'AWMC en matière de protection des renseignements personnels.
2. Identification des objectifs
2.1 L'agent doit documenter le but pour lequel les renseignements personnels sont recueillis afin de se conformer aux principes d' ouverture et d' accès individuels décrits ci-dessous.
2.2 Le responsable déterminera les informations qui seront nécessaires pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations doivent être collectées afin de se conformer au principe de collecte limitée ci-dessous.
2.3 L'agent doit s'assurer qu'une personne qui recueille des renseignements personnels sera en mesure d'expliquer à la personne pourquoi cela est fait.
2.4 L'agent doit s'assurer que les principes de collecte limitée, d'utilisation limitée, de divulgation et de conservation sont respectés pour identifier les raisons pour lesquelles les renseignements personnels doivent être recueillis.
3. Consentement
3.1 L'agent doit s'assurer que la personne auprès de laquelle les renseignements personnels sont recueillis consent à cela et à leur utilisation et divulgation.
3.2 L'agent doit s'assurer que l'individu peut raisonnablement comprendre pourquoi et comment l'information sera utilisée lorsque le consentement est donné.
3.3 L'agent doit s'assurer que le consentement exprès est obtenu chaque fois que cela est possible et approprié. Dans de rares cas où, de l'avis de l'agent (compte tenu de la sensibilité de l'information et du but et de l'intention de la politique de confidentialité), le consentement implicite pourrait être acceptable.
3.4 En obtenant le consentement, l'agent doit s'assurer que les attentes raisonnables de la personne sont respectées.
3.5 L'agent doit s'assurer que le consentement exprès obtenu d'une personne est clair et sous une forme suffisamment vérifiable.
3.6 L'agent doit s'assurer que l'individu peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d'un préavis raisonnable. La personne doit être rapidement informée des implications du retrait.
4. Limitation de la collecte
4.1 L'agent s'assurera que les renseignements personnels ne seront pas recueillis sans discernement. La quantité et le type d'informations collectées sont limités à ce qui est nécessaire pour atteindre les objectifs identifiés. L’agent précise le type d’informations à collecter, conformément au principe de transparence.
4.2 Le responsable veille à ce que les informations ne soient collectées que par des moyens justes et légaux sans induire en erreur ou tromper les individus quant à la raison.
4.3 L'agent doit s'assurer que les objectifs d'identification et les principes de consentement sont suivis pour identifier les raisons pour lesquelles les renseignements personnels doivent être recueillis.
5. Limitation de l'utilisation, de la divulgation et de la conservation
5.1 L'agent veillera à ce que les renseignements personnels ne soient pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf avec le consentement de l'individu ou tel que requis par la loi, et toute utilisation des renseignements personnels doit être correctement documentée.
5.2 L'agent veillera à ce que tous les renseignements personnels soient détruits, effacés ou rendus anonymes dès que le but pour lequel ils ont été recueillis n'est plus pertinent ou tel que permis par la loi. Il y aura un examen automatique de la nécessité de continuer à conserver les renseignements personnels chaque année. Sauf si la loi l'exige, toutes les informations personnelles doivent être supprimées, effacées ou rendues anonymes au plus tard sept ans après la fin de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
5.3 L'agent doit s'assurer que toutes les décisions d'utilisation, de divulgation et de conservation sont prises à la lumière du principe du consentement, du principe des finalités d'identification et du principe de l'accès individuel.
6. Précision
6.1 L'agent doit raisonnablement s'assurer que les renseignements personnels sont exacts, complets et à jour, en tenant compte des intérêts de l'individu. L'agent doit s'assurer que les informations sont suffisamment exactes, complètes et à jour pour minimiser la possibilité que des informations inappropriées soient utilisées pour prendre une décision concernant une personne.
6.2 Le responsable doit s'assurer qu'AWMC ne met pas régulièrement à jour les informations personnelles , sauf si cela est nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations ont été collectées.
7. Sauvegardes
7.1 L'agent doit s'assurer que AWMC dispose de mesures de sécurité pour protéger les informations personnelles contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés. L'agent doit le faire quel que soit le format dans lequel AWMC détient les informations.
7.2 En fonction de la sensibilité des informations, le Responsable peut accorder une discrétion raisonnable concernant les informations qui ont été collectées: la quantité, la distribution, le format et la méthode de stockage. Un niveau de protection plus élevé protégera les informations plus sensibles conformément aux considérations du principe du consentement.
7.3 L'agent doit s'assurer que les méthodes de protection comprennent
a) des mesures physiques, par exemple, des classeurs verrouillés et un accès restreint aux bureaux;
b) les mesures organisationnelles, par exemple, l'autorisation de sécurité et la limitation de l'accès en fonction du «besoin d'en connaître»; et
c) des mesures technologiques, par exemple l'utilisation de mots de passe et de cryptage.
7.4 L'agent s'assurera que tous les employés et bénévoles connaissent l'importance de garder les renseignements personnels confidentiels.
7.5 L'agent doit s'assurer que des précautions sont prises lorsque des renseignements personnels sont éliminés ou détruits pour empêcher des parties non autorisées d'y avoir accès.
8. Ouverture
8.1 L'agent doit s'assurer qu'AWMC est ouvert au sujet de ses politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. Les politiques et informations sur les pratiques associées doivent être disponibles sans effort déraisonnable dans un format généralement compréhensible.
9. Accès individuel
9.1 L'officier s'assurera que, sur demande écrite, AWMC informera une personne si AWMC détient des informations personnelles à son sujet. Si possible, la source de l'information doit également être indiquée. AWMC doit permettre à l'individu d'accéder à ces informations. AWMC rendra compte de l'utilisation qui a été faite ou qui est faite de ces informations et rendra compte des tiers auxquels elles ont été divulguées. (Remarque: Si l'agent estime pour des raisons valables que l'accès aux renseignements personnels doit être refusé, l'agent doit consulter un avocat avant de prendre une telle décision.)
9.2 Une personne qui demande ses informations personnelles peut être tenue par l'agent de fournir suffisamment d'informations pour permettre à AWMC de fournir un compte rendu de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation d'informations personnelles. Les informations ne doivent être utilisées qu'aux fins pour lesquelles elles ont été obtenues.
9.3 Si AWMC a fourni des informations personnelles sur une personne à des tiers, le responsable veillera à ce qu'une tentative soit faite pour être aussi spécifique que possible. Lorsqu'il est impossible de donner une liste des organisations auxquelles AWMC a effectivement divulgué des informations sur un individu, AWMC doit fournir une liste des organisations auxquelles il aurait pu divulguer des informations sur l'individu.
9.4 L'agent doit s'assurer qu'AWMC répond à la demande d'un individu dans un délai raisonnable et à un coût minime ou gratuit pour l'individu. Les informations demandées sont mises à disposition sous une forme généralement compréhensible. Par exemple, AWMC doit expliquer les abréviations ou les codes qu'il utilise pour enregistrer les informations.
9.5 L'agent doit s'assurer que lorsqu'une personne démontre avec succès l'inexactitude ou le caractère incomplet des renseignements personnels, AWMC doit modifier les renseignements au besoin. En fonction des informations contestées, la modification implique la correction, la suppression ou l'ajout d'informations. Le cas échéant, les informations modifiées sont transmises à des tiers ayant accès aux informations en question.
9.6 L'officier doit s'assurer que lorsqu'une contestation n'est pas résolue à la satisfaction de l'individu, l'AWMC enregistre la substance de la contestation non résolue. Le cas échéant, l'existence de la contestation non résolue sera transmise à des tiers ayant accès aux informations en question.
10. Contestation de la conformité
10.1 L'agent est autorisé à relever une contestation concernant le respect des principes ci-dessus.
10.2 L'agent doit élaborer des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes ou aux demandes de renseignements sur les politiques et pratiques relatives au traitement des renseignements personnels. Les procédures de conformité doivent être facilement accessibles et simples à utiliser.
10.3 L'agent doit informer les personnes qui souhaitent déposer une plainte de l'existence de procédures de plainte pertinentes.
10.4 L'agent enquêtera sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée justifiée, l'agent prendra les mesures appropriées, y compris, si nécessaire, la modification des politiques et des politiques et pratiques générales relatives aux renseignements personnels confiés à AWMC.
